Miként lehetséges adatalapú irányítási megoldások bevezetése a KKV szektorban?
Három kulcstényező a sikeres digitális átálláshoz
Bár az adatalapú irányítási megoldások elősegíthetik a vállalati teljesítmény növelését, mégis kevés KKV tudja sikerrel alkalmazni azokat. Ahhoz, hogy az ilyen projektek bevezetése sikeres legyen, számos tényezőnek kell megfelelni, melyből három kulcsfontosságú: a fokozatos haladás, az adatlapú folyamatszemlélet, valamint az adatba vetett bizalom növelése.
A digitális átalakulás egyik fontos területe az adatalapú vállalatirányítás, melynek lényege, hogy a vállalatvezető nem csak a saját megérzéseire építve hoz döntést, hanem adatokra, analitikára alapozva. Ennek megannyi formája lehet, így például beszélhetünk egy egyszerű költségkimutatásról, algoritmusok alapján optimalizált készletekről, vagy akár mesterséges intelligencia által előre jelzett megelőző karbantartásról.
Az adatalapú működésnek számos előnye van: nagyobb mennyiségű adatot tudunk kezelni, gyorsabban és megalapozottabban tudunk döntést hozni, valamint a vállalat teljesítménye nem a hangadók véleményére és érzelmeire, hanem konkrét adatokra alapozva határozható meg. McAfee és Brynjolfsson 2012-es tanulmánya bemutatta, hogy azok a vállalatok, akik adatalapú döntéshozatalban kiemelkedően teljesítenek az iparágukhoz képest, átlagosan 5%-kal termelékenyebbek és 6%-kal profitábilisabbak, mint a versenytársaik.
Azonban ezen előnyöket csak kevés magyarországi KKV élvezheti, mivel a digitális átállás még számos vállalatnál várat magára. A Budapest Institute of Banking (BiB) E-KKV néven egy olyan, ingyenesen elérhető e-learning platformot hozott létre, mely közvetlenül segíti a kis- és középvállalkozásokat a digitális átalakulásban. A következőkben a komplex tananyagból kiemelve három olyan tényezőt tekintünk át, mely elősegíti az adatalapú megoldások sikeres bevezetését.
Fokozatosság hirtelen váltás helyett
Napjainkban a technológia lehetővé teszi, hogy szinte teljesen digitalizálttá váljon egy vállalat. Képzeljünk el egy italautomatákkal foglalkozó vállalatot, mely esetében egy mesterséges intelligenciával épített algoritmus előre jelzi, hogy mely automatában milyen forgalomra számíthatunk egyes termékekből, majd automatikusan rendelést ad fel a beszállító számára. Az előre összecsomagolt szállítmányért önvezető autó megy ki, majd egy robotkar tölti fel az automatát. A vevőket egy marketing automatizáló szoftver csábítja a géphez azonnali mobilértesítés, vagy mozgásra induló reklám segítségével. Végül a számlakezelést egy automatizált vállalatirányítási rendszer végzi el. Bármennyire érdekesnek is tűnik a fenti, nem is annyira tudományos-fantasztikus leírás, lehet, hogy többet árt, mint használ, hisz egy átlagos mai magyar KKV még messze van ettől a szinttől és ezért a leírás el is rettenti a digitalizációba való beruházástól.
Az Európai Bizottság 2020-as felmérése (DESI) szerint a magyarországi KKV-k közül, csak minden hatodik számít digitálisan fejlettnek, amivel az EU-s rangsor alsó negyedébe tartozunk. Nem csodálkozhatunk tehát, hogy a szektorban alacsony az automatizálás foka is, így elsősorban Excel táblázatokban nyilvántartott adatok időigényes feldolgozása alapján kell döntést hozniuk a vállalatvezetőknek.
Nem reális, hogy KKV-k tömege térne át rövid időn belül a digitális működésre, viszont a fokozatos változást érdemes minél hamarabb elkezdeni. A BCE Versenyképesség Kutatóközpontja szerint a vállalatok kevesebb, mint egyharmadának van világosan meghatározott digitális stratégiája. Ennek kialakítása viszont kulcsfontosságú a hosszútávú fejlesztések véghezvitele szempontjából.
A BIB E-KKV képzés három olyan területet azonosít a vállalkozások számára, melyeken jelentős előnyt nyújthat az adatalapú megoldások alkalmazása: az értékesítés és marketing, a termelés, valamint a támogató folyamatok. Mindhárom esetben bemutatja, hogy melyik megoldást milyen digitális érettségi szint mellett érdemes bevezetni, legyen szó az értékesítési kimutatásokról, az ügyfélszegmentációról, vagy prediktív analitikáról. A fokozatos változás kisebb terhet jelent a vállalkozás számára, sőt a további bevezetések is könnyebbé válnak, hisz egy egyszerűbb megoldás kiépítése megteremti a feltételeket a további fejlesztések felé (pl. könnyebb statisztikai adatelemzést végezni, ha már használható adattárház készült a havi kimutatásokhoz).
A bevezetési folyamat új szemléletet követel meg
Önmagában új szoftverek megvásárlásával a vállalkozás még nem fogja tudni kihasználni a digitalizáció előnyeit, hanem ehhez a belső folyamatokat is át kell tudni alakítani. Például, egy sok értékesítővel rendelkező vállalkozás hiába vásárol meg egy ügyfélkapcsolati szoftvert, ha az értékesítők nem rögzítik megfelelően az aktivitásaikat a rendszerben. Ha pedig van elég adatunk, attól még nem biztos, hogy megfelelően fogjuk tudni elvégezni az ügyfélszegmentálást: a szegmensek önmagában mit sem érnek, ha az értékesítőket nem képeztük azzal kapcsolatban, hogy melyik ügyfelünk milyen kiszolgálásban, vagy árkedvezményben részesülhet. Egy sikeres ügyfélszegmentációs projekt mentén a szervezet számos tagjának kell együttműködnie és megannyi folyamatot kell átalakítanunk, hogy elérjük a kívánt hatást: a lojálisabb ügyfélkört és a magasabb profitabilitást.
A BCE 2019-es Versenyképességi Gyorsjelentése szerint csupán minden ötödik vállalkozás vélekedik úgy, hogy a digitális átalakulásuk előre meghatározott módon történik. Az ad hoc digitalizációs folyamat jelentősen nehezítheti a sikeres bevezetést: a Vodafone felmérése kiemeli, hogy még a nyugat-európai KKV-k többségének is nehézséget okozott az új technológiák üzleti folyamatokba való integrációja.
Az ingyenes BiB E-KKV képzés nagy hangsúlyt fektet az adatalapú projektek bevezetésének folyamatára. A résztvevők mélységében megismerhetik, hogy az adatalapú vállalatirányítással kapcsolatos projekteknek bár fontos, de kis része a statisztikai elemzés. Ezt jóval megelőzi az üzleti probléma mélységi megismerése, és az adatok gyűjtése, tisztítása. Az elemzéseket követően érdemes nagy energiákat fektetnünk az eredmények értékelésére és az üzleti folyamatokba való beépítésére.
A bizalom növelése kulcsfontosságú
Hányszor fordult elő velünk, hogy utazás közben GPS-t használva nem fogadtuk meg a navigáló szoftver javaslatát, hanem azt felülbírálva mentünk a magunk útján? Az esetek többségében utazásunk átfutási idejének nincs nagy tétje; nem úgy az adatalapú megoldásokat alkalmazó vállalatok esetében. Rábíznánk-e magunkat egy gép javaslatára, ha az lenne a kérdés, hogy mely vevőnknek adjunk árkedvezményt, mennyit gyártsunk egy adott termékből, vagy éppen leállítsuk-e az egész gyártósort, mert egy algoritmus közelgő meghibásodást jósol?
Ugyanis hiába fektetett annyi energiát a vállalkozás egy új adatalapú megoldás bevezetésébe, vállalt jelentős kiadást egy szoftver megvásárlásával, alakította át folyamatait, képezte munkavállalóit – ha a döntő pillanatban a döntéshozó nem hisz a gépnek, hanem csak a saját megérzéseinek, akkor olyan mintha nem is fejlesztett volna semmit. Nincsenek pontos adataink arról, hogy a digitális beruházások mekkora aránya megy veszendőbe azáltal, hogy nem használják az elkészült megoldásokat. Mindenesetre az biztos, hogy ez a legcsendesebb akadályozó tényezője az adatalapú transzformációnak.
A BiB E-KKV képzés Digitalizáció modulja több olyan módszert is bemutat, melynek segítségével növelhető a szervezet bizalma az adatalapú megoldásokkal kapcsolatban. Ide tartozik a kollégák már az adatgyűjtés szakaszában történő bevonása, a fokozatos haladás és kísérletezés támogatása a vállalatban, vagy akár a transzparens projektcélok és ütemezés. Amennyiben ehhez hasonló módszereket aktívan alkalmazunk, a digitális transzformáció nem csak névlegesen fog megvalósulni, de a vállalkozás valós előnyre tehet szert, elősegítve ezzel, hogy e bizonytalan környezetben ne csak túléljen, hanem növekedjen is.
Bakonyi Zoltán, az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója
